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ag娱乐平台网上赌城,做不到这3点,开会就是在浪费时间

2020-01-09 12:48:47

ag娱乐平台网上赌城,做不到这3点,开会就是在浪费时间

ag娱乐平台网上赌城,相信职场中,有许多人都经历过一些华而不实的会议,占用着大把的工作时间,却丝毫没有达到效果,这些会议对组织的绩效几无价值,如同鸡肋一般,让人不禁产生疑问:”开会真的有必要么?”“如果有必要,如何才能使会议变得更高效呢?”

如果这也是你困扰已久的问题,希望今天这篇文章能够给你带来收获。

常识君|有话说

01

团队会议至关重要

互动和会议对于团队运作来讲至关重要。

事实上,有研究结果表明,即使开得很差的会议都比不开会强,因为团队成员会在会前、会后,甚至会上以小范围、非正式的渠道交换信息。

没有定期的正式或非正式会议,重要的信息就会被阻塞,团队成员就会对团队的重点工作产生分歧,同时对其他团队成员的看法和期望也会变得越来越不准确,与现实不符的假设和臆想则会不胫而走。

误会和误解会导致不协调和冲突,这反过来又会导致团队效率低下。

缺乏充分的互动会导致不良的人际关系、消极的态度和彼此怀疑,而这些会给团队运行带来致命打击。

那么,团队成员应该多久会面一次呢?

有些团队需要比其他团队更经常地见面,而在同一个团队里,一些团队成员之间的会面也需要比其他团队成员更加频繁。

任务越复杂,团队面临的时间紧迫性越高,团队会面就应该越频繁。

团队成员应该至少每月会面一次,以了解彼此的进展,并根据团队的目标调整他们的活动。

至少每六个月,团队应抽出时间(一天或两天),来回顾和修改必要的目标,实现这些目标的战略,以及决策过程中的沟通和参与。这种反思能够预测团队的创新性和有效性。

注意,这绝不是浪费时间,采取这种措施的团队比其他团队更富生产力和创新力。

虽说开得再差的会议也比完全不开会要好,但是,一场精心组织、圆满召开的会议却能创造出一种团队效能感,并确保团队一起高效地开展工作,以实现目标。

02

团队会议的基本原则

国外有一项调分析了60个表现迥异的业务团队的内部互动情况。

在那些表现好的团队的会议上,积极的互动与消极的互动的比值为5.6。

对于表现中等的团队,比值是1.9,对于表现不佳的团队,这个比值就变成了0.363。

对于表现不佳的团队,成员们几乎花费了所有时间来宣扬自己的立场,而不是寻求有关他人立场的信息。

一个有效的团队会议,每个人都要为下列事项负起责任:

1.事情一旦偏离轨道,要及时纠正;

2.促进团体讨论,而不仅仅是推动自己的立场;

3.提出有关程序的问题。例如,要求小组澄清在讨论中必须做的事情,并提供正在讨论的问题的摘要,以确保所有问题都能被共同理解。

4.运用良好的倾听技巧:要么积极参与正在进行的讨论,要么清楚地表明你想要改变主题,并询问是否可以。

03

团队会议有效互动的关键

我们如何才能确保团队会议的有效互动呢?

关键在于团队会议如何主持。

1. 会议前:明确会议议程

安排会议要有明确的议程,而且只讨论议程上重要的项目,不要浪费时间去谈论那些一定会发生的常规事项。

议程项目的选择至关重要,在理想情况下,应该讨论不超过6~7个团队目标。

花费在议程以及议程排序上的时间越多,议程上的项目越少,会议就会越深入和富有成效。

以下是一些注意事项:

1) 提前确定会议的开始时间和结束时间;

2) 设立团队成员准时到达的制度;

3) 将会议的举行地选在一个舒适的场所(例如,有可供眺望的窗户),并配备适当的设备(如活动挂图,投影仪,网络会议设施)

4) 确保有人主持或协调会议;

5) 采用旋转座椅是一个不错的民主姿态,但是团队会议主持人必须由经过有效训练的人担任;

6) 事先为各主题制定粗略的时间表,以便了解需要在什么时间框架内讨论哪些内容,并且通过议程;

7) 除非绝对必要的情况,否则一定要坚持议程安排。

2.会议时:鼓励每一个有想法的人分享观点

这一点看上去有点儿违反直觉,但事实却是,当每个人都有机会对决策贡献自己的想法时,会议几乎总是更快开完。

确保每个人在会议期间做出贡献,邀请你了解的具有专业知识的成员尽早发表意见,这样可以引导讨论的走向。

使用各种鼓励讨论的方法(结对讨论和小组讨论,然后汇报)。经常进行汇总。

同时,确保领导或其他人都无法占据主导地位。

3.会议决策:要当机立断

一旦意见得到表达,观点得到讨论,就要当机立断。

除非真的有必要,否则不要推迟做决定,也不要召开更多的分组讨论会议。

投票绝对是最后的决策手段,除非实在没有办法,否则要尽量避免。

保持对会议的掌控,通过乐观、友好、礼貌、热情来维持一个积极的气氛。

积极认可并感谢人们的付出。如果气氛有失控的迹象,要及时进行休息。

回顾失败的会议经历,讨论应该怎样进行改进。

关于作者:迈克尔a.韦斯特,英国兰卡斯特大学组织心理学教授、阿斯顿大学荣休教授。过去30年来,主要聚焦于组织中的团队、领导力与文化、组织创新与有效性等方向的研究、教学和咨询工作,发表了200多篇文章。也是美国心理协会、应用心理国际协会、社会科学学会和英国管理学会等组织的会员。

本文为“管理的常识”(id:guanlidechangshi)原创,摘自《卓有成效的团队管理》,机械工业出版社出版。转载请与我们联系取得授权。

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